handtekening2

Delen van Teams overleggen, veel makkelijker dankzij Onedrive

02 februari 2021 door Johan Mos

Het opnemen van een Teams overleg met een klant is voor velen bekend, toch? Het fijne aan een Teams overleg is dat je hem kan opnemen en daarna nog eens terug kan kijken middels de zogenaamde 'Opname functie'. Deze functie gebruik ik regelmatig voor een klant waarbij ik een uitleg doe via een Teams overleg en later deel ik de opname nog een keer met de klant. Nu was dat eerst een 'bumpy ride' ; het delen met externen ging wel maar was omslachtig, eerst werd de video in Stream opgeslagen (waar de externe geen toegang toe heeft) en daarna moest deze gedownload worden en gedeeld worden op een externe (video) deeldienst of eigen Onedrive. Totdat Microsoft vorig jaar aankondigde dat het de standaard opslag locatie van Teams opnames ging aanpassen naar Onedrive ; de vlag ging uit. Want zo werd het een stuk makkelijker om een opname te delen met een externe.

Hoe het precies werkt?

Er vanuitgaande dat je weet hoe je een opname in Teams start en stopt en dus al een opname hebt gedaan leg ik je hieronder uit wat nu de manier is om een opname met een externe te delen (en het is makkelijker dan dat het eerst was). Dus lees gauw verder..

Stap 1 | Opname gereed_

Navigeer naar jouw persoonlijke Onedrive binnen jouw organisatie. Navigeer vervolgens naar de map 'Opnamen' ; daarin vind je jouw nieuwe opname terug. Staat hij er nog niet bij? Grote kans dat het nog even duurt voordat de opname verwerkt is door Microsoft. De laatste status vind je overigens altijd terug in het chat venster van Teams waarin je ook de vergadering terug kan vinden.

Binnen de map 'Opnamen' vind je dus de recente opname terug. Vanaf nu kan je starten met delen! Of door het simpelweg aanklikken van het video bestand kan je hem ook even zelf terugkijken.

Stap 2 | Opname delen_

Tevreden met de opname? Dan is het tijd om de opname te delen met je deelnemers. Dat kan gemakkelijk door de opname te selecteren in de map en te kiezen voor de knop 'Delen'. Je kunt nu de opname, net als ieder ander bestand in Onedrive, gaan delen met derden. Ik adviseer je om de opname 1 op 1 met personen te delen en niet te kiezen voor een anonieme link, zo voorkom je dat anderen ook toegang krijgen tot deze opname.

Hier kan je personen opgeven waar je de opname mee wilt delen. Vanaf dat moment kunnen de externen (of oud deelnemers) ook de opname terug kijken of downloaden. Handig toch?!

Stap 3 | Delen stoppen_

Groen licht ontvangen dat de deelnemers de opname ontvangen hebben en aan hun zijde geborgd hebben? Dan kan je het delen eenvoudig stoppen via de knop 'Toegang beheren' die je terugvindt onder het menu te bereiken via de 3 puntjes naast de bestandsnaam ;

Wist je trouwens dat je via de kolom 'Delen' eenvoudig terug kan zien dat je een bestand gedeeld hebt met iemand? Zo kan je dus in één oogopslag zien of je het bestand wel of niet gedeeld hebt. Geldt overigens ook eventueel voor mappen.

Via het geopende scherm kan je nu zien met wie je het bestand gedeeld hebt en de toegang opheffen. Zo trek je dus eenvoudig weer de rechten terug. Wil je het delen met iedereen gelijk stoppen? Kies dan voor 'Stoppen met delen' ; dan worden alle gedeelde koppelingen direct onbruikbaar gemaakt en weet je zeker dat niemand meer bij het gedeelde bestand kan komen. Behalve jij dan natuurlijk..

Hoevaak is de opname bekeken?

Grappig detail is, je kunt ook zien hoevaak je deelnemers de opname terug hebben gekeken. Handig voor als je benieuwd bent of je deelnemers echt nog wat hebben aan de opname.

Simpelweg het bestand aanklikken / selecteren en daarna op 'xx Weergaven' klikken;

Het log van wie het bestand bekeken heeft en wanneer wordt nu zichtbaar ;

Super handig toch? Dit gaat veel makkelijker dan voorheen en dat is echt wel een hele fijne ontwikkeling. Zo kan je dus gemakkelijk de opname delen met iedere deelnemer zonder dat het je veel moeite kost.. En over kosten gesproken : dit is gewoon onderdeel van de Microsoft 365 licentie en kost dus niets extra's!

Veel plezier met het gebruik van deze verbetering in Teams!

Delen via

Altijd en overal Ongestoord en ongemerkt veilig werken

De beste ICT leveren, dat doen we niet alleen