findtime2

Findtime, jouw nieuwe secretaresse?

22 februari 2021 door Johan Mos

Een kort overleg of een lang overleg, in beide gevallen duurt het altijd 'lang' om een overeenkomst te vinden waarop iedereen kan toch? Of wat dacht je van, als het straks weer kan, gezamenlijk de feestdagen vieren? Voor dat laatste werd vaak al een datumprikker gebruikt, maar om dat nu voor zakelijke doeleinden in te zetten? Nee liever niet, wat gebeurt er namelijk met al die data?

Enfin, gelukkig is er een oplossing en kost ook niets! Binnen Microsoft 365 heb je de invoegtoepassing 'FindTime' welke je kunt activeren in de online versie van Outlook of de lokale versie van Outlook. Werkt in beide gevallen hetzelfde en geeft een heel fijn eindresultaat ; een afspraak plannen met meerdere mensen in zo gepiept. In een paar stappen bereik je het ;

  1. De organisator maakt een e-mail op naar de genodigden;
  2. In de e-mail wordt een FindTime toegevoegd met diverse momenten / datum voorstellen;
  3. De genodigden ontvangen het bericht met de 'stemknop' en geven hun voorkeur op;
  4. Nadat iedereen heeft gestemd, wordt er automatisch gezocht naar de beste mogelijkheid;
  5. De vergadering is ingepland, iedereen krijgt netjes de afspraak in zijn of haar agenda

Dat scheelt een hoop tijd en heen en weer mailen of gebel toch?

Wat het fijne is dat niemand een account hoeft aan te maken voor het gebruik van FindTime en de informatie die vergaard wordt, wordt opgeslagen in de Microsoft 365 omgeving van de organisator. Dat scheelt enorm, hoef jij je als organisatie dus niet druk te maken over eventuele privacy gevoelige informatie die buiten je Microsoft 365 belandt!

Bekijk hieronder mijn instructie over FindTime en ik hoop dat ik ook jou heb overtuigd van het gebruik en gemak van deze tool!

Delen via

Altijd en overal Ongestoord en ongemerkt veilig werken

De beste ICT leveren, dat doen we niet alleen