Help! Ik ben een bestand kwijt

Microsoft timmert de laatste jaren hard aan de weg met haar Office 365 diensten. Continu worden nieuwe tools en functies aan de suite toegevoegd. Steeds meer organisaties maken er gebruik van. En steeds meer bestanden worden dus binnen de suite opgeslagen. We vertrouwen erop dat we onze bestanden er altijd wel weer terug kunnen vinden. Maar hoe zit het eigenlijk met de backup?

Backup volgens Microsoft
Microsoft biedt met haar Office 365 een robuuste disaster recovery oplossing. Er zitten echter maar een beperkt aantal backup en recovery opties in. Niet alle onderdelen kennen dezelfde spelregels rondom backup. In het onderstaande plaatje is te zien wat Microsoft met backup bedoelt:

Wat direct opvalt: Microsoft noemt de prullenbak de plek waar je moet zijn voor het terugzetten van een bestand uit de ‘backup’. Uiteraard valt dit wat ons betreft niet onder de term ‘backup’ en het is al zeker geen bescherming van je data. Is de data korter dan 30 dagen geleden verwijderd, dan kan men vaak de data herstellen via de prullenbak. Er zijn echter voldoende cases bekend waarbij de data ook niet meer in de prullenbak niet te vinden is.

Je kunt dan nog een gooi doen via de Microsoft helpdesk door middel van een supportticket. Hiervoor moet je wel A; de juiste ingang en mogelijkheid (servicecontract) hebben en B; geduld hebben. Je moet aangeven wat je zoekt en dan gaat Microsoft voor je opzoek. Je zoekcriteria bij nader inzien iets anders omschrijven? Dan begin je weer van voor af aan.

Pas na 140 dagen merk je op dat je iets kwijt bent
Wat in een recent onderzoek van backup specialist Veeam naar voren komt is dat het gemiddeld ruim 4 ½ maand duurt voordat men ontdekt dat er documenten weg zijn. Met andere woorden: de standaard backup van Office 365 schiet hierin tekort. Je bestand is definitief verloren.

Middels de Veeam Backup voor Office 365 dienst is hier echter een oplossing voor. Deze dienst geeft je de volledige controle over de backup van al je data in Office 365:

• Je bepaalt zelf hoe lang bepaalde e-mail in Exchange en bestanden in OneDrive of SharePoint beschikbaar moet zijn in de backup. Op korte termijn volgt hierin ook Teams ondersteuning. Het wachten is hierbij op de beschikbaarheid van de API’s, deze zijn op het moment van schrijven nog niet vrijgegeven door Microsoft.
  
• Je bepaalt zelf hoe vaak er een backup gemaakt moet worden, dagelijks, 1x per uur en zelfs iedere 5 minuten is mogelijk.
  
• Je bepaalt zelf hoe lang je iedere backup vervolgens wilt bewaren, een paar maanden, jaren, of voor altijd.
  
• Je bepaalt zelf de locatie van de backup, dat kan zijn in het Proxsys datacenter op een eigen server of in een Public Cloud.
  
• Het vinden van verwijderde items is eenvoudig en het herstellen ervan kan op verschillende manieren, denk hierbij aan een losse file, een PST-bestand of naar een alternatieve Office 365 tenant.
  

Laat je dit visueel vertalen door de marketingafdeling van Veeam, dan ziet dat er als volgt uit:

Daarnaast is de Veeam Backup voor Office 365 dienst ook te koppelen met een on-premise Exchangeserver of een on-premise SharePoint omgeving.

Standaard Microsoft backup of uitgebreide Veeam backup?
Natuurlijk is het zo dat wanneer je zelf nooit iets definitief verwijdert, je geen extra backup nodig hebt ten opzichte van de standaard Microsoft backup. Daarnaast is behoorlijk wat informatie van 30 dagen oud al waardeloos geworden. Maar hoeveel is dat ene bestand waard wat toch per ongeluk 31 dagen geleden goed bedoeld is ‘opgeruimd’ door één van je collega’s? De noodzaak voor een uitgebreider en langere backup is daarmee een persoonlijke afweging.