Wij gebruiken cookies. Akkoord
Sharepoint site aanmaken

Hoe houd ik mijn SharePoint standaard?

13 februari 2019 door Remco van Noorloos

SharePoint is als een Zwitsers zakmes. Er is van alles mee mogelijk en zeker in combinatie met tools zoals Microsoft Flow en PowerApps zijn de mogelijkheden zo’n beetje ontelbaar. Dit grote voordeel vormt echter ook direct het nadeel van SharePoint. Doordat er zoveel mogelijk is heeft het nogal snel de neiging een rommeltje te worden. Zeker wanneer er meerdere personen binnen de organisatie aan de knoppen kunnen zitten ligt het gevaar op de loer dat structuur en overzicht ver te zoeken zijn.

Gebruik Site Designs

Eén van de manieren om dit te voorkomen is door het werken met sjablonen. Site Designs heten die dingen in de wereld van SharePoint Online. Een Site Design omvat instellingen en vormgeving die op iedere site worden doorgevoerd waarop zo’n Site Design wordt toegepast. Aan de standaard interface van SharePoint Online kunnen voor zowel Team Sites als Community Sites eigen Site Designs – templates – toegevoegd worden.

Aan een Site Design kan een Site Script toegevoegd worden. Via een Site Script kunnen bepaalde handelingen geautomatiseerd worden die anders handmatig uitgevoerd zouden moeten worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het aanpassen van de menu navigatie van de betreffende site, het aanpassen van taal- en landinstellingen en het toevoegen van een (Team) site aan een Hub Site.

Meer mogelijkheden met Microsoft Flow

Doordat Site Script op een aantal fronten functioneel tekort schiet is er een ‘golden escape’: het aanroepen van een Microsoft Flow vanuit het Site Script. Doordat een Flow aangeroepen kan worden zijn er ineens veel meer mogelijkheden beschikbaar om aanvullende acties uit te voeren op het moment dat er een site met een specifiek template aangemaakt wordt.

Nog meer mogelijkheden met een Azure Automation runbook

Wanneer ook de functionaliteit van Flow tekort schiet kan via Flow bijvoorbeeld een runbook in Azure Automation aangesproken worden. In een Azure Automation runbook kan met Powershell zo’n beetje alles geconfigureerd worden wat je kunt bedenken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een standaard mappenstructuur of het automatisch activeren van Teams met specifieke kanalen. Waar de Site Scripts in eerst instantie wat beperkt lijken is er veel meer mogelijk.

Je standaard sjablonen

Terug naar de Site Designs. Welke templates heb je nou precies nodig en welke mate van standaardisatie wil je toepassen? De keuze welke templates benodigd zijn kan gebaseerd worden op de – hopelijk eerder gedefinieerde – structuur. Een sjabloon wordt nuttig op het moment dat het repeterende acties vervangt. Is er in de structuur voor gekozen om per project een site aan te maken is het hoogstwaarschijnlijk wenselijk om voor zo’n projectsite een sjabloon vast te stellen. Hierin kan dan de vereiste mappenstructuur per project vastgelegd worden om documenten voor ieder project op dezelfde manier vast te kunnen leggen.

Naast de in het sjabloon gedefinieerde onderdelen blijft het mogelijk om per site aanvullende componenten toe te voegen of specifieke instellingen te wijzigen. De truc is om van deze specifieke wijzigingen op de hoogte zijn om vervolgens te kunnen bepalen of dit verwerkt moet worden in het betreffende sjabloon.

Weersta de verleiding van teveel maatwerk!

Daarbij schuilt het risico dat er doorgeschoten wordt in de verfijning van een sjabloon. Is het écht noodzakelijk dat die ene koptekst op die specifieke pagina lettergrootte 20 heeft? Vergeet niet dat van een platform gebruik gemaakt wordt wat constant in beweging staat. Op hoge frequentie worden updates toegepast en nieuwe features toegepast. Een sjabloon waarin te veel specifieke configuraties worden toegepast verhoogt het risico op het stukgaan daarvan na zo’n update.

Sharepoint script as a Service

Uiteindelijk maakt voor de eindgebruiker de technieken die onder water gebruikt worden niet uit. Dat onder de motorkap een reeks van Site Designs, Site Scripts, Microsoft Flows en Automation runbooks gebruikt worden is niet interessant; het moet gewoon werken. Met dit uitgangspunt in het achterhoofd kan deze oplossing als dienst geïmplementeerd en afgenomen worden; iets wat Proxsys reeds actief inzet. Door de technische hobbel weg te nemen is de structuur het enige waar nog over nagedacht hoeft te worden.

Delen via

Altijd en overal Ongestoord en ongemerkt veilig werken

De beste ICT leveren, dat doen we niet alleen