Wij gebruiken cookies . Akkoord
Microsoft Teams Inrichten (1)

Hoe richt ik Microsoft Teams in?

21 juni 2018 door Remco van Noorloos

Met de introductie van Microsoft Teams meer dan een jaar geleden zijn er nieuwe samenwerkingsmogelijkheden ontstaan binnen de Office 365 suite. Zoals met zo’n beetje iedere tool valt of staat het met de inrichting en de uiteindelijke adoptie van een tool of deze een succes wordt. Voor Teams geldt hetzelfde.

Inrichten op het niveau van Office 365 Groups
Teams is gebaseerd op Office 365 Groups. Zo’n Office 365 Group representeert een groep mensen die rondom eenzelfde onderwerp of thema willen samenwerken. Voor een Group kun je bepalen welke set aan functionaliteit nodig is om goed samen te kunnen werken. Hierbij kun je denken aan een SharePoint Team Site om je bestanden op te slaan, maar bijvoorbeeld ook Teams waarmee je binnen zo’n samenwerkingsverband door middel van chat, audio en/of video kan communiceren.

Teams per afdeling is geen succes
De structuur en indeling van de Office 365 Groups is bepalend voor het succes en gebruiksgemak van de complete omgeving, waaronder Teams. Een afdeling is een voorbeeld van een samenwerkingsverband waarvoor een Group aangemaakt kan worden. Echter is dit vaak niet de plaats waar Teams gaat leven. Feitelijk worden Groups gecreëerd rondom de entiteiten waar, binnen een organisatie, informatie rondom gegenereerd en verzameld wordt. Betere voorbeelden zijn dan ook Teams rondom projecten, klanten, diensten, leveranciers en cliënten. Medewerkers vanuit alle hoeken van de organisatie kunnen aan deze Teams deelnemen waardoor het afdeling overstijgend samenwerken toegankelijker wordt.

En dan de kanalen
Wanneer de eerdergenoemde entiteiten helder zijn kan de volgende stap gezet worden. Op het moment dat één van deze entiteiten bijvoorbeeld ‘Klanten’ is, kunnen er binnen Teams verschillende kanalen aangemaakt worden. Standaard is het kanaal ‘Algemeen’ aanwezig. Behalve dit standaard kanaal kan het, afhankelijk van de inrichting van bedrijfsprocessen, logisch zijn om dit verder onder te verdelen naar een Commercieel, Operationeel en Administratief kanaal. Hiermee kan een scheiding aangebracht worden tussen diverse processen en acties die voor een bepaalde klant lopen. Vervolgens kan er per kanaal gekozen worden om een standaardmappenstructuur aan te houden waardoor iedere Klant-groep dezelfde inrichting heeft.

Door op voorhand goed na te denken over de structuur in opbouw van de verschillende Office 365 Groups en daarmee ook Teams kan de tool daadwerkelijk gaan werken. Los van de structuur en inrichting is training en instructie van medewerkers van essentieel belang. Denk aan uitleg over de gekozen structuur maar ook informatie over de mogelijkheden en functionaliteit die binnen Teams aanwezig is.

Meer weten over het inrichten van Office 365 Groups en Microsoft Teams? Vraag het Remco van Noorloos.

Delen via

Altijd en overal Ongestoord en ongemerkt veilig werken

Proxsys werkt met deze partners