Office 365, wat is het?

Het begint allemaal een beetje te duizelen nu de ontwikkelkracht van het apparaat dat Microsoft heet zichtbaar begint te worden. Office 365 is here to stay en om dat nog even extra te benadrukken worden er maandelijks tonnen aan functionaliteit toegevoegd, verbeteringen doorgevoerd en waar nodig problemen en fouten opgelost. Dat Office 365 al lang niet meer alleen een mailbox en een Sharepoint teamsite vanuit het datacenter van Microsoft is moge duidelijk zijn.

Elk voordeel heb z’n nadeel. Deze iets aangepaste uitspraak van Nederlands bekendste voetballer is zeker op Office 365 van toepassing. Het kost je alleen al dagen tijd om maandelijks de release notes van ieder product binnen de 365 stack door te nemen, laat staan dat je ook al deze functionaliteit ten volle wil benutten. In keuzes maken ben ik persoonlijk nooit zo goed geweest, ik doe graag zo veel mogelijk. In dit geval wordt me dat wel lastig gemaakt. Daarnaast lijkt Microsoft de laatste tijd allerlei tools in het leven te roepen waarbij functionaliteit overlap heeft met reeds bestaande 365 tools. Die keuzes worden zo wel erg ingewikkeld.

Met de recente introductie van Microsoft Teams is er weer zo’n tool bijgekomen. Je kunt een vergelijking trekken met Yammer, het lijkt wat weg te hebben van Office 365 Groups en als je je ogen bijna dichtknijpt zie je ook nog wel wat gelijkenissen met Skype for Business. En nu?

Graag wil ik je meenemen door dit verhaal waarbij ik je mijn visie op de werkelijkheid probeer uit te leggen. Ik probeer uit te leggen wat Office 365 nu precies omvat, wat het idee van Microsoft erbij is en wat wanneer ingezet zou moeten worden.

Office 365, wat is het?
Office 365 is niets meer dan een verzamelnaam voor diensten die Microsoft vanuit haar eigen datacentra aanbiedt. 365 heeft als basis de Azure Active Directory (AAD) waarin alle identiteiten en security bepalingen van de omgeving vastgelegd zijn. Iedere Office 365 applicatie (van Exchange tot Teams en terug) maakt gebruik van deze AAD.
Omdat een plaatje meer zegt dan duizend woorden heb ik onderstaande afbeelding gevonden die in mijn beleving helder weergeeft wat Office 365 nu allemaal omvat. Hierbij geven de verschillende taartpunten de functionaliteit binnen Office 365 weer:

• Calendar; onderdeel van Exchange Online. Bijhouden van agenda en plannen van meetings.
• Power BI; creëren van interactieve dashboards. Heeft ondersteuning voor meerdere databronnen om gegevens uit meerdere systemen te kunnen gebruiken voor het maken van rapportages.
• Outlook; good-old Outlook, wie kent het niet.
• Office; productiviteits applicaties; Word, Excel, Powerpoint, Access
• Onedrive for Business; jouw persoonlijke Sharepoint ‘my’ site. Toegang hiertoe is mogelijk via de webbased interface maar ook via lokale clients voor ieder denkbaar OS. Inclusief mogelijkheden voor het synchroniseren en offline gebruik van bestanden.
• Planner; een geavanceerde planningstool waarin taken aan personen toegekend kunnen worden en hierop voortgang bewaakt kan worden.
• Skype for Business; instant messaging en audio / video conferencing tool. Kent ook mogelijkheden voor het houden van webinars. Was voorheen bekend als ‘Lync’ en in de oertijd als ‘Office Communicator’.
• Delve; een beetje vreemde eend in de bijt. Het is één van de applicaties die Microsoft ontwikkeld heeft die gebruik maakt van de informatie die Office Graph genereert. Delve probeert op basis van machine learning informatie en documenten te tonen waarvan verwacht wordt dat dit relevant voor je is.
• Power Apps; kan als losse tool gezien worden maar haakt ook in op Office 365. Kan gebruikt worden om informatie in verschillende bronnen via een zelf in te stellen interface te muteren. Ook op mobiele devices beschikbaar.
• Video Portal; corporate Youtube. Maakt gebruik van Azure diensten voor transcoding naar verschillende beeldformaten.
• Sway; zou als alternatief voor Powerpoint gezien kunnen worden maar kent een wat andere insteek op de te presenteren content dan Powerpoint.
• Onenote; de Microsoft tegenhanger van Evernote. Tool voor het maken van notities met mogelijkheid voor het gebruik van sjablonen en OCR. Een Onenote notitieblok kan gedeeld worden met anderen en is – bij plaatsing van het notitieblok op Sharepoint / Onedrive – doorzoekbaar via Sharepoint Search.
• Sharepoint; in één woord: een collaboratie platform. Ik kan pagina’s vullen rondom de mogelijkheden van Sharepoint. Is krachtig middels het gebruik van site templates en als opslag voor meta-getagde documenten en andere informatie. Met name Search is één van de meest waardevolle onderdelen van Sharepoint.
• Yammer; zakelijke Facebook. Samenwerken door middel van verschillende Yammer groepen en topics die binnen Yammer aangemaakt kunnen worden.De kritische lezer is uiteraard al opgevallen dat deze lijst niet compleet is: bijvoorbeeld Teams en Flow ontbreken hierin. Ook statische afbeeldingen worden ingehaald door de ontwikkelingen van Microsoft.De kritische lezer is uiteraard al opgevallen dat deze lijst niet compleet is: bijvoorbeeld Teams en Flow ontbreken hierin. Ook statische afbeeldingen worden ingehaald door de ontwikkelingen van Microsoft.

Keuzes

De kracht van 365 zit vooral in de integratie van de verschillende tools met elkaar. Om hier nog meer nadruk op te leggen is Microsoft met Office 365 Groups gekomen. Groups is een bundeling van diverse 365 tools.

Door het aanmaken van een Group worden automatisch in de diverse tools de juiste entiteiten aangemaakt en de rechten op de juiste manier ingesteld. Zie het dan ook meer als provisioning mechanisme dan een daadwerkelijk losse tool. Groups zonder de onderliggende Office 365 diensten resulteert in een leeg omhulsel: het één kan niet zonder het ander.

Om dit nog wat duidelijker te maken heb ik onderstaande afbeelding gevonden waarbij aangegeven wordt welke 365 diensten er via Groups beschikbaar gesteld kunnen worden.

Microsoft wil eindgebruikers in staat stellen om hetgeen zij nodig hebben zelf te laten regelen. Afhankelijk van de wensen en eisen kunnen dan ook één of meerdere tools binnen een Group geactiveerd worden. Groups is dus niet een hard omlijnde entiteit maar kan naar eigen wensen en inzichten aangepast worden.

Vergeleken met traditionele omgevingen en systemen is dit nogal een ommezwaai. Het zal dan ook afhankelijk zijn van de organisatie en wijze van samenwerking binnen de organisatie in welke vorm Groups ingezet kunnen worden.

Als het aan Microsoft ligt hoeven er dus eigenlijk geen zwaarwichtige beslissingen genomen te worden over welke applicatie of welk systeem er organisatiebreed gebruikt moet gaan worden. Ieder team of afdeling is vrij om een keuze te maken in diensten en tools die zij denken nodig te hebben. Dat daarbij de ene afdeling een combinatie van Planner met Yammer zal gebruiken en de andere afdeling een reguliere gedeelde mailbox met daarin een agenda en wellicht ook nog Teams is evident. Iedere tool en iedere dienst heeft sterktes en zwaktes en afhankelijk van de benodigdheden vanuit een team of afdeling wordt er iets gekozen.

Mocht op een later moment blijken dat een bepaalde behoefte nog niet ingevuld is kan hier een additionele dienst voor toegevoegd worden die aan de wensen voldoet. Dat is waar Office 365 Groups om bedoeld zijn.

Bottomline: er is niet één goed antwoord en dat is precies zoals het bedoeld is.

Bron: Sharegate, https://en.share-gate.com/