clipboard_image_0

Planner in Teams gaat veranderen!

24 juli 2020 door Johan Mos

Gebruik jij Planner of ToDo in samenwerking met Teams? Dan is dit bericht voor jou belangrijk. Deze week is Microsoft begonnen met een grote aanpassing binnen Teams. Waar je voorheen onder Teams het knopje 'Planner' had wordt dit de komende weken aangepast naar 'Taken' in Teams. De verwachting is dat eind augustus, begin september alle omgevingen 'om' zijn. Je ontvangt in Teams een melding als het in jullie omgeving zover is.

Je app 'Planner' wordt dus vervangen voor de app 'Taken'. In eerste instantie is Microsoft van plan om de app te hernoemen naar 'Taken door Planner en Todo', later wordt echt de naam 'Taken' en ben je waarschijnlijk allang gewend aan de nieuwe versie en verwend met de nieuwe functies. Want niet alleen de naam veranderd maar ook de functionaliteiten gaan flink verbeterd worden.

Ken je taken app binnen Teams nog niet? Dan nodig ik je graag uit een webinar van mij terug te kijken waarin ik dit behandel. Die kan je hier terugvinden. Korte samenvatting: per Team kan je een planboard maken en binnen je Team dus taken verdelen en statussen bewaken. Nog niet helemaal overtuigd? Dan is er ToDo, jouw persoonlijke taken assistent app. Binnen deze app vind je je toegewezen taken vanuit Planner (Teams) én taken vanuit Outlook of op te volgen e-mails. Da's handig toch?

Maar over tot Taken in Teams, want dat wordt de komende weken uitgerold. Wat kan je er dan extra mee? Een korte samenvatting;

Taken app

Binnen Teams heb je dus straks, in plaats van de Planner app, de Taken app. Binnen de Taken app vind je een overzicht van de taken die openstaan voor jou, overkoepelend over alle Teams waar jij lid van bent en waar jij aan bent gekoppeld. Ga je naar een specifiek Team dan heb je ook daar de Taken app beschikbaar en krijg je daar, logischerwijs, alleen de taken te zien van dat ene Team.

Taken publiceren

Een gave functionaliteit binnen Taken is straks dat je als organisatie taken kunt publiceren en toewijzen aan teams binnen je organisatie. Stel je voor dat iemand dus een specifieke takenlijst maakt, dan kan deze toegewezen worden aan een Team of afdeling. De manager van dat Team kan dan vervolgens de taken toewijzen aan individuele medewerkers. De manager of eigenaar van de originele takenlijst kunnen vervolgens rapportages maken over de statussen van de taken. Wil je deze functionaliteit inzetten, dan is het wel noodzakelijk dat je een structuur in je Team opzet. Wil je hier meer informatie over, laat het mij dan even weten. Ik kan je helpen met het opzetten van een hiërarchie in het Team.

en voorbeeld kan zijn bijvoorbeeld als je een bepaald stappenplan hebt bedacht voor verschillende locaties of vestigingen (denk aan winkels). Je kunt dan de takenlijst 'publiceren' en per locatie af laten vinken door de betreffende locatie / afdeling. Als eindverantwoordelijke is dan weer een globaal overzicht te maken van de laatste status.

Nog meer leuks

Maar wacht, er is nog meer leuks onderweg. Wat maakt Taken dan nog meer een gave tool? Gebruik je een Android telefoon? Dan zou je eens de Microsoft Launcher moeten gebruiken. Deze 'schil' voor jouw telefoon praat dan volledig met Microsoft 365. Wat je er mee kan? Direct vanuit je widget of hoofdscherm op je telefoon even een taak afronden die in Taken staat bijvoorbeeld, zonder dat je dus Teams hoeft te openen. Da's handig toch? Oke, je kunt ook gewoon de ToDo app gebruiken maar dit scheelt je weer tijd. Je kunt Microsoft Launcher terugvinden in de appstore van Android.

Andere gave toevoeging: men werkt aan integratie vanuit de Office suite met Taken. Dus ik @mention jou in een Word document, dan komt vervolgens die taak, dat je iets moet doen in dat Word document, ook voorbij in je takenlijstje. Zo kan je dus makkelijk met collega's zaken gestructureerd uitvoeren.

En dan het laatste, als afluister voor het weekend.. Het integreert straks ook met project Moca of Outlook Spaces.. Eigenlijk een interactieve tool waar alle zaken van je project in samen kunnen gaan komen (e-mail, documenten, losse notities of taken).. Op Spaces moeten we nog even wachten maar het is wel iets om heel erg naar uit te kijken!

Delen via

Altijd en overal Ongestoord en ongemerkt veilig werken

De beste ICT leveren, dat doen we niet alleen