IMG_1242

Snel berichten van externe(n) herkennen

07 april 2021 door Johan Mos

Sinds kort biedt Microsoft de functie aan om berichten die van buiten de organisatie zijn verzonden te voorzien van een 'tag' of label. Met dit label wordt het makkelijk om dus berichten van externen te herkennen. Wat het je toevoegt vraag je je af?

Cybercriminelen maken graag gebruik van onwetenheid van medewerkers. Stel, ik ben een collega van jou en je ontvangt dus van mij een bericht dan weet je bijna zeker dat het allemaal wel klopt wat ik jou toestuur, toch? Op basis van goed vertrouwen open je de e-mail en ga je er blindelings vanuit dat ik echt jouw collega ben. Maar stel nu dat ik jou een vaag verzoek doe, bijvoorbeeld of je even een factuur van een geheim project wilt betalen... Probeer op je mobiele telefoon maar eens te achterhalen van welke persoon (e-mailadres) dit echt vandaan komt, dat is best lastig. Dus je kunt er natuurlijk vanuit gaan dat cybercrimelen dat willen gebruiken om jou om de tuin te leiden. Met andere woorden, stel ik ben een collega van jou en ik stuur je een e-mail met een ander e-mailadres (bijvoorbeeld een Outlook of gmailadres) dan zullen maar weinig mensen dit echt checken, zelfs als ze het kunnen opvragen. Des te gevaarlijker is dat natuurlijk.. Want als ik jou vanaf een ander adres een bepaald voorstel doe, dan is dat natuurlijk wel dubieus.

Om dit probleem op te lossen en jou als eind gebruiker te helpen kunnen we nu ieder bericht dat nu extern verzonden is naar jou voorzien van een label (tag) zodat jij direct kunt zien of dit binnen je organisatie is verzonden of van buitenaf komt. Hierdoor kan jij dus snel die dubieuze e-mail herkennen en kan je daarop actie ondernemen (of juist niet en hem gelijk verwijderen).

Het label wordt zichtbaar in de mobiele app van Outlook en de Outlook online versie.
Hieronder zie je een voorbeeld van een bericht in Outlook (online);

Zoals je kunt zien is het nu redelijk eenvoudig om te herkennen dat het om een extern bericht gaat en dat je dus moet 'oppassen' . Deze functionaliteit staat niet standaard aan maar kunnen we simpelweg voor jouw organisatie activeren als je in Microsoft 365 werkt. Mijn advies ; zet dit aan voor je gehele organisatie. Wil je dit laten activeren, laat dit dan even aan ons weten.

Komt deze functie ook naar de lokale versie van Outlook?
Momenteel wordt de functie alleen nog ondersteund in Outlook online (webmail) en in de apps voor Android en iOS. Ik verwacht zelf dat deze functie ook later toegevoegd gaat worden aan de lokale Outlook versie maar hierover is helaas nog niets bekend of en wanneer deze functie beschikbaar gesteld wordt.

Heb ik een speciale licentie nodig?
Nee, deze functie zit in alle Exchange online omgevingen en kan dus gewoon ingeschakeld worden voor iedere omgeving. Het inrichten is binnen 5 minuten geregeld.

Hoe kan ik het laten inschakelen?
Neem contact op met jouw vaste CSC contactpersoon of onze servicedesk, dan kunnen we het in overleg met jouw organisatie activeren.

Delen via

Altijd en overal Ongestoord en ongemerkt veilig werken

De beste ICT leveren, dat doen we niet alleen