Wij gebruiken cookies. Akkoord
Microsoft Teams Inrichten

Wat is het verschil tussen Microsoft Teams en Sharepoint?

25 juni 2018 door Remco van Noorloos

De termen en begrippen die Microsoft gebruikt in haar producten en diensten maakt het er niet bepaald makkelijker op om de samenhang hiertussen te begrijpen. Met name rondom de samenhang van Teams en SharePoint worden regelmatig vragen gesteld. Gebruik de zin: ‘een Team in Teams en een Team Site in SharePoint’ en je bent iedereen kwijt. Voeg daar ook nog de Office 365 Groups aan toe en je kan beter je spullen pakken.

Ondanks de naamgeving zorgen de verschillende bouwblokken ervoor dat je een omgeving op kan bouwen die toegankelijk, gebruiksvriendelijk en rijk aan functies kan zijn. Omdat een plaatje meer zegt dan 1000 woorden probeer ik aan de hand van onderstaande schematische weergave de samenhang tussen alle verschillende componenten uit te leggen.

Office 365 Group
Een Office 365 Group is niets meer dan een groep met mensen die een gemeenschappelijke informatie- en samenwerkingsbehoefte hebben rondom een specifiek onderwerp. Het kiezen van deze onderwerpen is van groot belang voor, tijdens en na de introductie van SharePoint en Teams. In dit blog wordt uitgelegd hoe je Microsoft teams zou kunnen inrichten. In het geval van de bovenstaande afbeelding betreft dit een specifieke organisatie.

Om de mensen in zo’n Office 365 Group te kunnen laten samenwerken zijn er meerdere tools beschikbaar. In dit geval focussen we op SharePoint en Teams. SharePoint is logischerwijs de plaats waar documenten opgeslagen kunnen worden. Teams is de plaats waar intensieve samenwerking door middel van chat, audio en video binnen zo’n groep mensen mogelijk is. Een handige maar even verwarrende functie binnen Teams is dat je vanuit Teams bestanden kunt bekijken die in SharePoint opgeslagen zijn. Hierbij komen de namen van de kanalen die binnen Teams aangemaakt zijn overeen met de namen van de mappen in SharePoint.

Team Site
Binnen SharePoint zijn er op het moment van schrijven drie verschillende type sites te onderscheiden. De ‘Modern Team Site’, de ‘Community Site’ en de meest recente toevoeging: de ‘Hub Site’.

In een moderne SharePoint omgeving is iedere Team Site aan een Office 365 Group gekoppeld. Zo’n Team Site is de plaats waar documenten opgeslagen en bekeken kunnen worden die voor de leden van de betreffende groep.

Hub Site
Waar in een traditionele SharePoint omgeving sites en subsites gebruikelijk waren is dit in een moderne SharePoint omgeving, die gebruik maakt van Office 365 Groups, niet gebruikelijk. Om toch sites met hetzelfde onderwerp te kunnen groeperen zijn Hub Sites nog niet lang geleden geïntroduceerd. Een Team Site kan onderdeel zijn van een Hub Site. In ons geval is de klant Team Site lid van de Hub Site ‘klanten’. Op deze Hub Site wordt de verzameling van klant-groepen getoond en kan er ook binnen al deze klantgroepen gezocht worden naar relevante inhoud.

Community Site
Zoals eerder genoemd zijn de Office 365 Groups gemaakt om te ondersteunen in samenwerkingsbehoefte rondom een specifiek thema of onderwerp. Wanneer binnen zo’n groep informatie gegenereerd wordt die ook interessant is buiten die groep is er een plaats nodig waar dit soort informatie gepubliceerd kan worden. Dit is waar een Community Site gebruikt kan worden.

Een Community Site is een uithangbord richting collega’s waarop informatie, nieuws en evenementen te vinden zijn die betrekking hebben op het thema van de betreffende Community Site. Een voor de hand liggende Community Site is een ‘Start’-site. Deze Start-site kan gebruikt worden als landingspagina die letterlijk als startpagina ingesteld kan worden en waar de nieuwtjes vanuit de organisatie te vinden zijn.

Deze zelfde Start-site kan gebruikt worden als plaats waar links naar andere sites – bijvoorbeeld een Hub Site – opgenomen kunnen worden. In tegenstelling tot een Team Site is een Community Site niet gekoppeld aan een Office 365 Group. Een ‘platte’ SharePoint site dus en qua concept behoorlijk vergelijkbaar met het toch wat ouderwets klinkende intranet.

Conclusie
De truc van een succesvolle inrichting zit hem in het combineren van de diverse bouwblokken en het toepassen van de bouwblokken op de juiste momenten. Daarnaast is het van belang dat de structuur juist gekozen is.

Heb je een vraag over de inrichting van Sharepoint, Microsoft Teams, of Office 365 Groups, stel hem aan Remco van Noorloos.

Van dezelfde auteur:
Hoe richt ik Microsoft Teams in?
Handige add-ins voor Microsoft Office

Delen via

Altijd en overal Ongestoord en ongemerkt veilig werken

Proxsys werkt met deze partners