Toen bleek dat de interne ICT-omgeving en server verouderd was, grepen zij de gelegenheid om te moderniseren met beide handen aan. Want ondanks dat INKA een lange bestaansgeschiedenis heeft, richten zij hun visie op de toekomst. Dat betekent een nieuwe, geautomatiseerde kantooromgeving, nieuwe werkplekken en dat alles onder het beheer van Proxsys.
Al meer dan 101 jaar zorgt INKA ervoor dat eigengereide en intelligente ondernemers worden samengebracht, van elkaar kunnen leren en zo kunnen profiteren van elkaars en van INKA’s visie. INKA draagt haar kernwoorden uit in de praktijk. Ze zijn dienstbaar, faciliterend en zetten in op samenwerking.
De vennoten van INKA hebben veel zeggenschap. Voor deze vennoten faciliteert INKA het inkoopproces door een raamovereenkomst met leveranciers op te stellen. Hierbij gaat het om grote volumes aan data die dagelijks verwerkt moeten worden. IT is een centraal onderdeel van dit bedrijfsproces. Naast het online aanbieden van de raamovereenkomsten wordt er online bijgehouden wat de marges zijn en is er een connectie naar de ERP-omgeving waar verschillende bestellingen gedaan kunnen worden. Deze omgeving moet veilig zijn met een gecontroleerde toegang.
Onderweg naar de toekomst
INKA zet in op de toekomst en sloot zich aan bij het ‘alles-of-niets-ICT-principe’ van Proxsys. Deze aanpak kan echter een hele grote impact hebben op een MKB-bedrijf. Dat is zowel qua verandering als budgettering vaak een grote stap. Voor INKA werd daarom een nieuw plan van aanpak bedacht waarbij elk onderdeel van de ‘alles-of-niets-ICT’ stapsgewijs werd verwerkt. Daarmee is het project voor INKA zelf, maar ook voor Proxsys volledig flexibel geworden én wordt de leergierigheid over het proces die bij INKA heerst volledig bevredigd. Door deze hulpvraag heeft Proxsys een aanpak kunnen hanteren waarbij zij zich matchen aan de grootte van de klant. Deze aanpak kan nu dankzij de hulpvraag van INKA, de standaardisatie van de Proxsysdiensten en de persoonlijk betrokkenheid, ook bij andere MKB-bedrijven worden ingezet.
De eerste stap
Als eerste werden de werkplekken voor INKA ingericht. Deze werkplekken zijn zowel op kantoor functioneel als voor een thuis werk situatie en voldoen aan de veiligheidseisen van deze tijd. Doordat Proxsys deze volledige omgeving beheert, kan continuïteit en functionaliteit gegarandeerd worden. Proxsys is immers het enige aanspreekpunt bij vragen of problemen.
Om deze werkplekken over te zetten, werd er een back-up gemaakt van de bestaande data zodat deze kon worden overgezet naar een moderne werkplek. Voor deze nieuwe werkplekken werd onder andere nieuwe hardware geleverd in de vorm van notebooks die allemaal voorzien waren van het Windows 10 besturingssysteem en de complete Microsoft 365 suite. Deze moderne oplossing maakt het mogelijk volledig geautomatiseerd de werkplek uit te leveren. De gebruiker kan de eerste keer inloggen en alle applicaties, configuraties en veiligheidseisen worden toegepast
De gebruikers van deze werkplekken werden voorzien van e-mail die ook beschikbaar is op telefoons en tablets. Hiervoor werden de gebruikers voorzien van instructies en nazorg zodat deze overstap met zo min mogelijk obstakels zou verlopen. Ook zorgde Proxsys voor het aansluiten van een glasvezelverbinding en werd het volledige kantoornetwerk vernieuwd inclusief een stabiele wifi-oplossing.
Partner in techniek
INKA raadpleegt nu maandelijks de ‘Customer succes consultant’ van Proxsys. Deze consultant zorgt ervoor dat elke klant op de hoogte is van de nieuwste ontwikkelingen, laatste veranderingen, nieuwe mogelijkheden en updates binnen de ICT-omgeving. Daarnaast worden deze veranderingen samen doorlopen, zodat iedereen de functionaliteiten in de vingers heeft. Op deze manier wordt er voor INKA een innovatief proces opgestart waarbij INKA telkens een stapje verder wordt gebracht op de weg van de alles-of-niets-ICT.
