Om het productieproces te ondersteunen, maakt Lantor gebruik van een ERP-aanbieder en aangrenzende softwareprogramma’s die ervoor zorgen dat het contact met de douane soepel verloopt en productielabels makkelijk gescand kunnen worden. In het gebruik van al deze verschillende software zijn veel verschillen op te merken. Zo zijn er medewerkers die aan de machine werken en behoefte hebben aan een simpele manier om in te loggen op de software waarmee ze werken. Daarbij moet er dus niet alleen rekening gehouden worden met een simpele maar veilige interface, maar ook met het beschermen van de hardware tegen productiestof. Aan de andere kant moeten de voormannen ook administratieve taken kunnen uitvoeren en het kantoorpersoneel, waarnaast ook nog een internationale sales organisatie bestaat, had weer hele andere behoeftes.
Passend profiel per werknemer
Om aan al deze verschillende wensen en eisen te kunnen voldoen, ontwierp Proxsys verschillende gebruikersprofielen die aansloten bij de specifieke functionaliteiteneis per medewerker. Hierin werden applicatiegebruik en benodigde hardware opgenomen. Hierbij waren er een paar gemeenschappelijke delers per profiel, namelijk dat alle medewerkers van Lantor in meer of mindere mate gebruik gingen maken van Office 365. Hieronder viel ook de introductie van het gebruik van Microsoft Teams. Teams vangt binnen een bedrijf meerdere communicatievormen in één op. Mensen op een verschillende locatie kunnen hierdoor snel contact met elkaar opnemen binnen een bedrijfsomgeving. Er wordt binnen Lantor dan ook graag en veelvuldig van deze mogelijkheid gebruik gemaakt.
Uiteindelijk werden er zes afzonderlijke profielen ontworpen die elk aansloten bij de benodigdheden van de gebruiker. Deze profielen verschillen van alleen basisbenodigdheden tot een uitgebreide werkplek met verschillende functionaliteiten die ook geschikt zijn voor reizende verkopers die bijvoorbeeld ook productief willen zijn tijdens een lange vliegreis.
Op de productievloer werd ervoor gezorgd dat medewerkers aan de machine met één druk op de knop op een veilige manier konden inloggen in het programma waarmee ze werkten. Daarnaast werden er fysieke kastjes geleverd die bestand zijn tegen de omgeving om de hardware te beschermen tegen productiestof.
Voor de voormannen werd een simpele werkplek ingericht waarbij deze toegang kregen tot belangrijke programma’s zoals Word, Exel en hun e-mail.
De kantoormedewerkers werden daarentegen voorzien van een uitgebreide werkplek, waarin er een combinaties van vaste pc’s en laptops geleverd werden. Met deze laptops kan gemakkelijk thuisgewerkt worden en kunnen medewerkers eenvoudig inloggen op de werkomgeving.
Beveiliging
Alle werkplekken werden voorzien van een betere beveiliging die gold voor zowel de pc’s, laptops en mobiele telefoons. Hierbij werd onder andere meervoudige identiteitscontrole ingericht waarbij er altijd een tweede factor nodig is om in te kunnen loggen. Daarnaast werden de werkplekken dusdanig beveiligd dat er geen onbedoelde software geïnstalleerd kon worden en is er een filter actief die verdachte activiteit van een softwareprogramma direct afbreekt. Hiermee wordt bijvoorbeeld externe versleuteling van belangrijke bestanden voorkomen. De medewerkers kregen daarnaast een bewustzijnstraining rondom (internet)veiligheid, zodat ze op de hoogte zijn van de op de loer liggende gevaren. Zo krijgt de beveiliging niet alleen vorm door middel van technologie, maar ook door de aanwezige kennis bij de medewerkers.
Schaalbaar voor de toekomst
De gemaakte profielen kunnen altijd aangepast en/of uitgebreid worden. Per profiel kunnen er nieuwe functionaliteiten worden aangeboden die vervolgens stapsgewijs ook bij de andere
profielen geïmplementeerd kunnen worden. Daarmee heeft Lantor een solide stap naar de toekomst gezet waarbij het mogelijk is om gefaseerd over te gaan naar een cloudgebaseerde werkplek. Op deze manier kan er stap voor stap gemoderniseerd worden, zonder dat dit een grote impact heeft op de werkprocessen maar wel op een dusdanige manier dat Lantor klaar is voor een modernere en productievere manier van werken.
