Altijd bereikbaar zonder gedoe met telefonie via Teams

De nieuwe manier van werken, waarbij we door de coronacrisis regelmatig vanuit huis werken, dwingt ook een nieuwe manier van telefoneren af. Voor non-profit organisatie Stichting Woord en Daad was dit een belangrijke stap vooruit. Stichting Woord en Daad is namelijk actief in veel verschillende landen om daar hulp te bieden aan minderbedeelden. Dat vraagt om een flexibele manier van werken waarbij iedereen altijd goed bereikbaar is.

Bij Stichting Woord en Daad werd er al op een moderne en flexibele manier gewerkt. De organisatie is internationaal actief en vormt regelmatig samenwerkingsverbanden met andere partnerorganisaties. Daarnaast geldt er ook binnen de organisatie zelf een flexibele manier van samenwerken. De medewerkers vormen een poule waaruit ze vanwege hun expertise geselecteerd worden om aan te sluiten bij een projectteam. Vanuit deze manier van werken werd al snel gebruik gemaakt van Microsoft Teams omdat dit een flexibele, veilige en volledige manier van samenwerken ondersteunt.

Telefonie via Teams
Terwijl er dus bij Stichting Woord en Daad al een moderne manier van werken gehanteerd werd, werd er alsnog gebruik gemaakt van een traditionele manier van telefoneren. Hierbij werd er nog gebruik gemaakt van een telefooncentrale, vaste toestellen op de bureaus en een server op locatie. Voor de receptie was dit geen handige manier van werken als er één iemand op kantoor werkte en anderen vanuit huis.

Proxsys heeft daarom de telefonie ondergebracht in Microsoft Teams. Voor veel medewerkers was dit een ideale oplossing omdat ze vanuit de projectteams al gebruik maakten van Teams. De toegevoegde telefonie functionaliteit vormde daardoor geen obstakel in de leercurve van deze applicatie.

Proxsys reserveerde hiervoor een nummerblok waardoor iedere medewerker zijn eigen individuele telefoonnummer toegewezen kon krijgen. Ook werden de juiste licenties verstrekt zodat iedereen toegang had tot de telefoniefunctionaliteit binnen Teams. Vanaf dat moment kon er in Teams via een numeriek toetsenbord een telefoonnummer gebeld worden dat vervolgens verbinding maakt met de Teams applicatie van de specifieke medewerker. Dit werkte apparaat breed dus op zowel laptops en mobiele telefoons waardoor thuiswerkende medewerkers ook op hun privé toestel toch bereikbaar zijn op hun zakelijke telefoonnummer.

Makkelijk opschaalbaar
Daarnaast werden er nog enkele zaken geautomatiseerd en werd er een callflow ingericht zodat de telefonie makkelijk en vlekkeloos kon verlopen. Hierbij werd er ook een keuzemenu gemaakt en konden medewerkers makkelijk vanuit huis bijspringen in de telefoonlijn op drukkere momenten.

Dankzij de structuur die Proxsys hiervoor uitgerold heeft, is het aansluiten van nieuwe telefoonnummers en verbindingen een stuk makkelijker geworden. Daardoor is het een oplossing die makkelijk in één keer voor zowel 20 collega’s als voor 80 collega’s uitgerold kan worden.

Zowel tijd als kosten werden bespaard door de inzet die de klant zelf leverde, waarbij veel handleidingen door Stichting Woord en Daad zelf geschreven werden en één medewerker door Proxsys opgeleid werd om als vraagbaak voor zijn collega’s te dienen. Hierdoor werd het mogelijk het project in zeer korte tijd te realiseren en de druk van de tweede coronagolf voor te blijven.