Informatiebeheer als IT-kans voor woningcorporaties

Informatiebeheer is één van de grootste uitdagingen voor woningcorporaties. Niet omdat er te weinig data is, maar juist omdat informatie verspreid staat over systemen, afdelingen en processen. Tegelijkertijd neemt de druk op IT toe. Wet- en regelgeving wordt strenger, audits intensiever en nieuwe technologieën zoals AI en Copilot doen hun intrede in de dagelijkse praktijk.

In 2025 voerden wij een marktonderzoek uit onder IT-managers en informatiemanagers van 50 Nederlandse woningcorporaties. Eén conclusie sprong eruit: zonder grip op informatie wordt elke technologische innovatie eerder een risico dan een kans.

“De kernvraag is niet óf data beschikbaar is, maar of deze verantwoord, begrijpelijk en doelgericht wordt gebruikt..”

📊 Inzichten in IT-informatiebehoeften van woningcorporaties

Download de infographic met de belangrijkste conclusies uit het marktonderzoek onder Nederlandse woningcorporaties.

Wat verstaan we onder informatiebeheer?

Informatiebeheer gaat verder dan het opslaan van documenten of het beheren van data. Het draait om de samenhang tussen structuur, toegang, kwaliteit en governance van informatie binnen de organisatie. Concreet betekent dit dat informatie:

• Logisch en consistent is ingericht
• Vindbaar en betrouwbaar is voor gebruikers
• Alleen toegankelijk is voor de juiste personen
• Beheerd wordt volgens duidelijke afspraken en verantwoordelijkheden

Juist binnen woningcorporaties, waar informatie meerdere afdelingen en ketens raakt, bepaalt deze samenhang of IT ondersteunt of juist belemmert.

Wat laat het onderzoek onder woningcorporaties zien?

Uit het onderzoek blijkt dat veel woningcorporaties worstelen met dezelfde thema’s. Informatie staat verspreid over Microsoft 365, vakapplicaties en netwerkschijven. Verantwoordelijkheden voor informatiebeheer zijn vaak niet eenduidig belegd en governance-afspraken lopen achter op de snelle adoptie van nieuwe technologieën zoals AI.

Het gevolg is herkenbaar voor veel IT-afdelingen. Er gaat veel tijd verloren aan het zoeken naar informatie, het herstellen van fouten en het beantwoorden van vragen die eigenlijk voorkomen hadden kunnen worden. Tegelijkertijd groeit de onzekerheid over compliance, privacy en datakwaliteit.

Governance als stille randvoorwaarde

Governance is het geheel aan afspraken, rollen en verantwoordelijkheden waarmee je vastlegt wie welke informatie mag gebruiken, beheren en beslissen, zodat data betrouwbaar, veilig en compliant blijft binnen de organisatie.

Governance wordt vaak gezien als iets abstracts of bureaucratisch. In de praktijk is het juist de basis onder goed informatiebeheer. Governance betekent dat er duidelijke afspraken zijn over wie verantwoordelijk is voor informatie, hoe ermee wordt omgegaan en welke regels gelden binnen de organisatie.

Zonder governance ontstaat versnippering. Met governance ontstaat rust, duidelijkheid en voorspelbaarheid. Het maakt informatiebeheer schaalbaar en toekomstbestendig, ook wanneer de organisatie groeit of verandert.

Informatiebeheer als randvoorwaarde voor AI en Copilot

AI-toepassingen zoals Microsoft Copilot maken informatie sneller toegankelijk en ondersteunen medewerkers in hun dagelijkse werk. Maar AI maakt geen onderscheid tussen juiste en onjuiste informatie. Het gebruikt wat beschikbaar is.

Zonder goed ingericht informatiebeheer vergroot AI bestaande problemen. Denk aan onbetrouwbare antwoorden, privacyrisico’s of verlies van vertrouwen bij gebruikers. Met de juiste inrichting en duidelijke afspraken wordt AI juist veilig, betrouwbaar en waardevol voor de hele organisatie.

Zo voorkom je dat informatiebeheer een bottleneck wordt

Op basis van het onderzoek en onze ervaring bij woningcorporaties zien we vier succesfactoren die het verschil maken:

1. Maak eigenaarschap expliciet

Wijs per informatiestroom een duidelijke eigenaar aan. Niet IT, maar de business bepaalt wat goede en betrouwbare informatie is.

2. Richt governance in vóórdat je AI opschaalt

AI vergroot wat er al is. Zorg daarom eerst voor afspraken over toegang, classificatie en bewaartermijnen.

3. Kies voor standaardisatie in Microsoft 365

Een consistente inrichting zorgt voor betere vindbaarheid, minder fouten en hogere adoptie onder gebruikers.

4. Zie informatiebeheer als een continu proces

Geen eenmalig project, maar een vast onderdeel van je IT-strategie en adoptiebeleid.

Van inzicht naar actie

Informatiebeheer is geen IT-detail, maar een strategische randvoorwaarde voor woningcorporaties die toekomstgericht willen werken. Met de juiste inrichting, duidelijke afspraken en aandacht voor adoptie ontstaat overzicht, rust en ruimte om technologie écht te laten werken voor de organisatie.

Wil je zien hoe je data en AI praktisch kunt inzetten binnen jouw organisatie? In ons volgende webinar laat adoptiespecialist Johan Mos zien hoe een doordachte inrichting en duidelijke afspraken zorgen voor rust, overzicht en concrete impact in de praktijk binnen woningcorporaties.