Hoe beheer je e-mails in quarantaine in Microsoft 365?

Microsoft 365 filtert dagelijks miljoenen e-mails om gebruikers te beschermen tegen spam, phishing en andere digitale dreigingen. Maar soms roept dat vragen op: Waarom komt een bepaalde e-mail niet aan? Wat is een quarantainebericht? En wat moet je ermee?

In deze blog laten we je niet alleen zien hoe je zelf eenvoudig berichten in jouw quarantaine beheert, maar vooral ook waarom deze beveiligingsfunctie cruciaal is voor het beschermen van jouw organisatie tegen moderne cyberdreigingen.

Waarom krijg je quarantaineberichten van Microsoft?

Microsoft analyseert alle inkomende mail met behulp van geavanceerde algoritmen en AI. Berichten die een hoge kans hebben om schadelijk of ongewenst te zijn, worden automatisch geblokkeerd. Soms gaat het echter om een legitieme e-mail die tóch wordt tegengehouden.

Om je daarover te informeren, stuurt Microsoft automatische quarantaineberichten. Deze mails laten zien welke berichten zijn vastgehouden en deze vind je dus niet terug in je map Ongewenste E-mail.

Let op: controleer wel altijd de afzender van quarantaineberichten! Een echt quarantainebericht komt uitsluitend van: quarantine@messaging.microsoft.com.

Wat kun je doen met een quarantainebericht?

Een quarantainebericht bevat meerdere opties. Hieronder leggen we uit wat elke optie betekent en wanneer je deze gebruikt.

1. Bericht controleren

Twijfel je aan de legitimiteit van de e-mail? Via deze optie kun je het bericht veilig bekijken zonder dat het wordt afgeleverd in je inbox. Je kunt daarna zelf bepalen of je het bericht vrijgeeft of blokkeert.

Gebruik altijd eerst deze optie voordat je een e-mail vrijgeeft.

2. Vrijgeven

Wanneer je zeker weet dat een bericht legitiem is, kun je het naar je inbox laten bezorgen.
Let wel op: blijf alert! Afzenders zijn niet altijd wie ze zeggen dat ze zijn. Doe dit alleen wanneer je het echt zeker weet.

3. Afzender blokkeren

Gaat het duidelijk om spam of phishing? Dan kun je de afzender blokkeren. Het bericht wordt niet afgeleverd.

4. Vrijgave aanvragen

Sommige berichten worden door Microsoft gezien als hoogrisico (bijvoorbeeld malware of phishing met hoge betrouwbaarheid). Gebruikers kunnen deze niet zelf vrijgeven. In zo’n geval gaat er een verzoek naar een Quarantine Administrator binnen de organisatie, zoals jouw IT-dienstverlener.

Waarom is deze quarantaine zo belangrijk?

Door berichten te markeren als spam/phishing of door legitieme e-mails vrij te geven, help je Microsoft het filter te verbeteren. Over tijd wordt het systeem dus slimmer.

Daarnaast verkleint deze quarantainefunctie de kans dat je per ongeluk een schadelijke e-mail opent, iets wat bij traditionele spamfilters helaas nog weleens misgaat.

Je kunt de quarantaine zelf bekijken via: https://security.microsoft.com/quarantine. Na het inloggen zie je direct een overzicht van alle vastgehouden berichten. Vanaf daar kun je veilig en beheerst bepalen wat er met elk bericht moet gebeuren. 

Kortom

De quarantainefunctie in Microsoft 365 is een krachtig hulpmiddel om jou én je organisatie te beschermen tegen steeds geavanceerdere cyberdreigingen. Hoewel het soms even wennen kan zijn dat bepaalde e-mails worden tegengehouden, zorgt deze aanpak ervoor dat schadelijke berichten geen kans krijgen om ongemerkt je inbox te bereiken.

Door regelmatig je quarantaine te controleren en bewust om te gaan met het vrijgeven of blokkeren van berichten, draag je actief bij aan een veiligere digitale werkplek. Heb je twijfels over een bericht of weet je niet zeker of je het kunt vertrouwen? Neem dan altijd contact op met je IT-dienstverlener of securityteam.

Samen zorgen we ervoor dat de juiste e-mails je inbox bereiken en de verkeerde op veilige afstand blijven!